Vi använder oss av flera olika programvaror på vårt kontor och jag tror att jag pratar för oss alla, när jag säger att man ofta kan och känner sig mer säker med vissa program. Medan man med andra programvaror tycker att det är svårarbetat och man inte riktigt får till det som man vill..
Det program som du tycker är lättast kanske jag tycker är det svåraste. Därför har jag sammanställt lite om alla olika programvaror som vi använder, för att vi ska känna oss säkrare i framtiden.

Word

Word är ett ordbehandlingsprogram i Microsoft Office som har en massa olika tillval och alternativ för att göra ett dokument precis som man vill ha det. Det är ett program som man kan använda till många olika ändamål som inbjudningar, protokoll, cv och rapporter mm.
Det är väldigt användbart och det sägs att det är ett av världens mest använda program!

Det finns så många olika verktyg som man kan använda, därför kan jag inte berätta om alla, utan väljer endast de vanligaste.
En väldigt användbar funktion i Word är att man kan välja ut en formatmall som man tycker passar, så man får ett enhetligt utseende på hela dokumentet. Det finns flera olika att välja mellan som passar vid olika tillfällen.

Man kan också ställa in olika indrag på höger och vänster sida för att få texten placerad som man önskar. Det är snyggt att göra om man vill placera en bild bredvid sin text för att lyfta innehållet.
Att infoga bilder, tabeller eller annat gör man under fliken infoga och det går sedan att välja mellan olika layoutalternativ för sin bild och text.
Man får också hjälp med stavning och grammatik genom stavningskontrollen. Ett enkelt sätt att ta sig dit är att använda snabbkommandot F7!

Att tillägga ett försättsblad är också ett enkelt knep att få sitt dokument proffsigare och mer tilltalande. Det gör man genom fliken infoga och tillvalet sidor.
Man kan också välja att spara sitt dokument som en Wordmall. Då har man alltid orginalet intakt och det öppnas upp en kopia istället. Det är något som vi använder oss av med våra affärsdokument här på Gröna Transporter.
Tillvalen är så många och bara fantasin sätter gränser!

Excel

Ett Excelark består av en massa celler som får sitt namn efter den platsen den har. Varje kolumn har en bokstav som namn och varje rad siffror, så en cell kan tex heta B2.
En väldigt användbar funktion i Excel är att använda sig av formler. Ifall man skulle ändra någon uppgift efter sin uträkning är klar som vid en prisändring, så uppdateras också resultatet. Det är ett bra sätt för att räkna ut en produkts pris med eller utan moms, då det uppdaterar om du ändrar i priset eller momssatsen. Men då krävs det att du arbetat med en formel!
När du använder en formel och du vill ”låsa” en cell vid exempelvis en bestämd momssats så kan du skapa en absolut referens med hjälp av snabbkommandot F4. Om man inte låser en cell så fortsätter programmet nedåt bland cellerna istället och uträkningen kan då bli felaktig.

En annan funktion som jag ofta använder mig av är autosumma. Det kan inte bli enklare och roligare att räkna än då! Man markerar då de celler som man vill ha adderade, och väljer sedan autosumma antingen bland formlerna eller på startfliken bland redigering.

När man har gjort sin tabell kan man även presentera datan på ett överskådligt sätt genom att skapa ett diagram. Då markerar man det som man vill ha med och väljer under fliken infoga diagram. Det finns då en massa olika diagram att välja mellan.
Excel har så många olika tillval och finesser och är ett program som jag tror man aldrig kan bli helt fulllärd i. Det finns nog alltid något mer att lära!

WordPress

Bloggande har nog aldrig varit så smidigt som det är med hjälp av denna programvara. Man kan välja tema på sin webbplats och man kan även ändra sig och ändra utan några större svårigheter i efterhand.
Du blir ändå lite mer ”låst” i utseendet på sidan då det är en färdig portal som du använder, i alla fall i gratisversionen .com men då är det å andra sidan ett enklare sätt att blogga för nybörjare.

eEkonomi

Det är ett ekonomiprogram som man kan använda till att bokföra både manuellt och automatiskt, samt skriva ut resultatrapporter och verifikationslistor bland annat. Man kan följa sitt företags ekonomi på ett bra sätt genom att på huvudsidan se en översikt över alla funktioner och finansiella händelser. Du kan där se om du har leverantör eller kundfakturor som ska betalas eller inbetalas och du ser i ett diagram den ekonomiska ställningen för tillfället.
Man kan även göra offerter, fakturor, lägga in kunder och artiklar. Visma eEkonomi finns även som ett webb-baserat program så man kan bokföra mer flexibelt. Det känns verkligen som ett smidigt sätt att sköta ekonomin i företaget!

LibreOffice Base

Detta program har vi alla färskt i minnet efter vårt senaste projekt med en databas. Fast LibreOffice är mer än bara ett databasprogram, det är ett paket som Microsoft Office med ordbehadling, rit, presentation och kalyreringsprogram. En viktig del som skiljer dem åt är att LibreOffice är ett gratisprogram fritt att ladda ner och användas av alla.
Men med allt som är gratis så finns det även ett litet men..
Då det är uppbyggt av en community så är det omtalat för att det kraschar ibland. Det är då extra viktigt att man sparar på rätt sätt genom att spara både i arbetsfönstret och på startsidan. När man tänker på detta och följer detta råd, så har man allting kvar efter kraschen. Detta har jag själv varit med om så detta sitter i min ryggmärg nu..

Jag kommer nu att inrikta mig på att berätta om databasdelen Base. Detta databasprogram måste jag ändå säga efter vårt projektarbete, är överkomligt att lära sig. Det finns guider att följa när man skapar sina tabeller, formulär, frågor och rapporter och det rekommenderar jag att man använder. En viktig del när man arbetar med databaser är att i förväg planera sitt arbete. Du måste ha en tydlig plan för vad du vill ha databasen till. Den planen lägger grunden för det arbete du gör senare med dina frågor.

När man matar in den information som man vill ha med så är det enklast att arbeta med formulär. Det går att välja hur man vill att layouten ska vara och du kan även skapa ett underordnat formulär som kommer under det första.
När vi skapade vår uthyrningslista till elbilarna använde vi oss av detta. Ifall man vill lägga till funktioner som en knapp med tillval istället för att skriva valet så är även det möjligt att göra. Då får man skapa en till tabell med de tillvalen, och denna tabell kopplar man sedan med formuläret. Det låter komplicerat men är enklare än vad det låter.

Det som jag upplevt som svårast i Base är att arbeta med rapporterna. Man är inte lika fri som i ordbehandlingsprogram att styra utseendet och det är svårt innan man kommer på hur man ska göra. Rapporterna är uppdelade i sidhuvud, huvud, detalj och sidfot. Ett tips är att flytta upp huvudet till sidhuvudet för annars kommer överskriften innan varje post. När man flyttar upp den blir det som en överskrift istället. Mycket snyggare!

Det finns som med alla program massor av funktioner att berätta om men jag har nu nämt de vanligaste delarna, samt delat med mig av några små knep. Hoppas att detta har hjälpt till att förstå våra programvaror lite bättre och vi får inte vara rädda att fråga varandra om hjälp. Det är så man lär sig! På återseende mina bästa kollegor! 🙂